2023: si chiede un freno alle riunioni online

Fenomeno esploso con la pandemia e lo smart working, quello delle riunioni online è ormai visto come una minaccia da parte di molte aziende, che imputano perdite di tempo e di concentrazione.

La proliferazione degli incontri in rete, che si è solo attenuato in fase post pandemica, sta creando sempre più perplessità in molte aziende e istituzioni, che considerano ormai le riunioni on line poco efficaci o, addirittura, una scappatoia per lavorare meno e partecipare poco all’attività professionale. Non a caso stiamo assistendo ad un grande ritorno delle riunioni in presenza. Fra le accuse più dure contro le “call” il fatto che si perderebbe il filo dei contenuti e la concentrazione. Inoltre si imputa lo spreco di tempo: chi prende la parola, essendosi appannata la capacità di sintesi, non la smette più di parlare. E dopo un po’, non solo nessuno ascolta più, ma nessuno è nemmeno capace di prendere una qualsivoglia decisione. Si fa atto di presenza, e non ci si sente in colpa per tutto ciò che si sarebbe dovuto fare e che si rimanda. Dedica attenzione al tema il quotidiano La Repubblica, con un articolo a firma di Flavio Bini pubblicato lo scorso 6 gennaio: Da possibile vantaggio lavorativo a tormento il passo è stato brevissimo. La moltiplicazione incontrollata delle riunioni online prodotta dalla diffusione dello smart working e degli strumenti per il lavoro ibrido in molte imprese ha toccato il livello di saturazione, costringendole alle prime contromisure. In sintesi: basta riunioni inutili. A dettare la linea è arrivata qualche giorno fa la canadese Shopify che ha detto stop “a tempo indeterminato” a tutte le riunioni da più di due persone, proibendole in toto il mercoledì e fissando una sola finestra settimanale il giovedì per quelle più grandi da almeno 50 persone.

Come viene ricordato nell’articolo, L’enigma non ancora risolto è se l’abbondanza di riunioni contribuisca a migliorare il flusso di lavoro. Così nell’articolo: Uno studio recente citato da Quartz suggerisce che un terzo delle riunioni presenti nei calendari dei lavoratori non siano necessarie. Un altro pubblicato sul Journal of Business Research ha evidenziato che nelle realtà in cui le riunioni sono state ridotte dell’80%, la produttività dei dipendenti è aumentata di quasi il 75%. Non solo, secondo lo stesso studio lo stress dei dipendenti è diminuito di oltre il 60%. Sempre nell’articolo si sottolinea che le aziende stanno cercando di acquisire un metodo per rendere le riunioni più produttive, provando a portare un rigore che, specialmente in Italia, è tollerato fino ad un certo punto: ad esempio convocando le persone solo strettamente necessarie, fissando un orario tassativo di inizio e fine, definendo una scaletta e un follow up. Che la ricetta della produttività non passi dalla moltiplicazione di riunioni se ne sono accorti anche nelle più promettenti realtà imprenditoriali italiane. È il caso di Engineering, gigante italiano della digitalizzazione da 12 mila dipendenti: “Qui sta prendendo piede la buona prassi, incoraggiata dai vertici, di tenere la durata di call e riunioni entro il limite di 30 minuti, evitando di fissarle durante l’ora di pranzo”, spiegano dall’azienda.

N°01 /2023

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